BAB I
PENDAHULUAN
A.
Latar
Belakang
Setiap
manusia tentunya pernah mengalami berorganisasi.Tanpa manusia sadari, mereka
telah memasuki ruang lingkup dalam berorganisasi. Ciri sederhana yang dapat
kita cermati adalah dengan adanya kerja sama antarmanusia dalam mencapai
kebutuhan-kebutuhannya. Hal ini merupakan salah satu ciri terciptanya
organisasi.Organsasi-organisasi seperti yang dapat dijumpai sekarang ini
bukanlah sesuatu yang baru dalam kehidupan manusia.Sebenarnya organisasi sudah
ada sejak awal keberadaan manusia, tapi bentuknya masih sangat
sederhana.Sejalan dengan perkembangan zaman, semakin maju pula organisasi yang
ada salah satunya Efektivitas
Organisasi.
Mempelajari
Efektivitas Organisasi memang tidak
begitu mudah, sebab objek studinya tidak tampak. Manusia dalam memenuhi kebutuhannya memerlukan bantuan
orang lain atau kerjasama. Dalam suatu kerjasama ddibutuhkan Efektivitas
organisasi untuk mencapai tujuan tersebut. Maka disinilah diperlukan Efektivitas Organisasi yang akan dijelaskan
dalam makalah ini.
A. TujuanPenulisan
Suatu pekerjaan yang kita lakukan dari hari ke hari
mempunyai tujuan. Demikian pula tujuan penulian makalah ini yang
berjudul “Efektivitas
Organisasi”, antara lain:
1. Guna memenuhi tugas mata kuliah Organisasi.
2. Untuk menambah pengetahuan dan mengetahui lebih jauh
tentang
Efektivitas
Organisasi.
BAB
II
PEMBAHASAN
A.
Pengertian
Efektifitas Organisasi
Ahli ekonomi
mengartikan efektifitas sebagai kemampuan organisasi menghasilkan laba
sebesar-besarnya, ahli politik mengartikan sebagai kemampuan organisasi
memperoleh posisi yang lebih kuat diantara organisasi-organisasi lain, Sedangkan
karyawan mengartikan sebagai kemampuan organisasi memberikan tingkat kesejahteraan
setinggi-tingginya kepada anggota dan lain-lain. Menurut Etzioni, efektifitas
sebagai kemampuan organisasi dalam mencari sumber dan memanfaatkannya secara
efisien dalam mencapai tujuan tertentu.
B. Pengukuran efektifitas organisasi
1. Kriteria efektifitas
Kriteria efektifitas
dapat dilihat dari berbagai segi, yaitu:
a. Dari
segi lingkup pengukurannya dikenal adanya efektifitas mikro dan makro.
v Kriteria
makro ialah pengukuran efektifitas dari sudut yang luas, contohnya keutungan
organisasi atau pencapaian tujuan akhir organisasi.
v Kriteria
mikro ialah pengukuran efektifitas dengan menitikberatkan pada salah satu aspek
yang sempit, contohnya penampilan anggota atau tingkat ketidak hadiran
karyawan.
b. Dari
segi jumlah variable yang digunakan dalam pengukuran dikenal adanya efektifitas
modal variable tunggal dan jamak.
v Pengukuran
dengan criteria tunggal ialah cara melihat efektifitas organisasi dengan hanya
menggunakan satu variable saja. Banyak pilihan variable yang digunakan dalam
teknik ini, contohnya produktifitas diukur dengan data tentang output(produk
akhir yang dihasilkan), kepuasan kerja diukur dengan daftar pertanyaan yang
diisi oleh para karyawan, keuntungan organisasi dapat dilihat dari data berupa
angka-angka yang diperoleh dari bagian pembukuan.
v Pengukuran
dengan criteria jamak adalah cara melihat efektifitas organisasi dengan
menggunakan sebuah model yang mencakup beberapa variable, dimana hubungan
antara berbagai variable ikut diperhitungkan.
c.
Dari segi waktu pengukurannya dikenal
adanya efektifitas statis dan dinamis
v Pengukuran
statis adalah melihat efektifitas dorganisasi dengan mendasarkan diri pada
aktivitas yang telah dilakukan.
v Dari
karakteristik dinamika organisasi orang berusaha mengukur efektifitas
organisasi di waktu yang akan dating.
d. Dari
segi tingkat generalisasinya dikenal adanya efektifitas terbatas dan umum.
v Teknik
umum dimana efektifitas diukur dengan criteria yang dapat diterapkan pada semua
jenis organisasi.
v Teknik
kedua adalah pengukuran efektifitas yang menggunakan criteria lebih khusus
sesuai dengan karakteristik organisasi yang bersangkutan. Gibson dan
kawan-kawan mengemukakan 5 aspek yang dapat digunakan sebagai kritera, yaitu:
1). Produksi
Produksi ialah kemampuan organisasi menghasilkan produk
(output) yang dibutuhkan oleh lingkungan. Dalam hal ini mencakup
jumlah(kuantitas) dan mutu (kualitas)
2). Efisiensi
Efisiensi menunjuk pada pengukuran yang berkenaan dengan
penggunaan sumber yang langka oleh organisasi. Efisiensi merupakan perbandingan
anatara output dan input. Efisiensi dapat dilihat dari besarnya biaya dan waktu
yang diperlukan untuk proses produksi per unit produk, besarnya biaya dan waktu
yang diperlukan seiap siswa sampai dengan lulus, dsb.
3). Kepuasan
Kepuasan
menunjuk pada keberhasilan organisasi memenuhi kebutuhan yang dirasakan oleh
para anggota dan juga kepuasan bagi para pemakai barang dan jasa yang
dihasilkan.Kepuasan dapat diukur dari besar kecilnya tingkat kemangkiran,
tingkat ketidakhadiran, tingkat keluar masuk organisasi, dan semangat kerja
yang ditunjukkan anggota.
4). Kemampuan adaptasi.
Kemampuan
adaptasi adalah kesanggupan organisasi melakukan perubahan sesuai dengan
tuntutan keadaan.Semakin tinggi frekuensi tingkat ketidakpastian situasi yang
menuntut tindakan penyesuaian, semakin mudah melihat kemampuan organisasi dalam
melakukan adaptasi.
5). Pengembangan
organisasi.
Pengembangan organisasi adalah criteria efektifitas yang
menunjuk kepada kemampuan organisasi untuk memandang jauh kedepan dan
melakuakan investasi dalam rangka mempertahankan hidup dan mengembangkan usaha
organisasi.Criteria pengembangan lebih menekankan pada upaya organisasi dalam
jangka panjang.
2. Berbagai
pendekatan dalam melihat efektifitas organisasi
Ada
dua pendekatan yang digunakan dalam melihat efektifitas organisasi, yaitu:
a. Pendekatan
tujuan
Pendekatan
tujuan adalah pendekatan yang paling lazim digunakan unutuk menilai dan melihat
efektifitas sebuah organisasi.Hampir senua definisi tentang organisasi yang
dapat dijumpai dalam kepustakaan mengemukakan bahwa pembentukan organisasi
adalah dalam rangka mencapai tujuan tertentu. Meskipun pendekatan tujuan
merupakan teknik yang sederhana, mudah, dan masuk akal tetapi kenyataannya
sering dihadapkan pada berbagai problem, diantaranya:
1). Tujuan sebuah organisasi tidak
selamanya menghasilkan sesuatu yang tampak, sehingga mudah diatur.
2). Sebuah organisasi kadang-kadang
memiliki tujuan yang berdimensi ganda.
3). Menentukan tujuan khusus sebuah
organisasi itu sendiri sering sulit dilakukan.
b. Pendekatan
teori system
Teori
system memandang organisasi dari dua sudut, yaitu intern dan ekstern.Secara
intern organisasi dipandang sebagai kesatuan yang terdiri dari sejumlah bagian.Bagian-bagian
tersebut satu dengan yang lainnya saling mempengaruhi dan bergantung. Sebagai kelompok kerjasama, mekanisme kerja
organisasi mengikuti siklus: input-proses-output. Sedangakan secara ekstern
organisasi dipandanag sebagai bagian darai lingkungan, inputnya diambil dari
lingkungan, dan outputnya diserap oleh lingkungan. Pendekatan teori system,
memandang organisasi dengan dua penekanan, yaitu:
1). Bahwa organisasi
mutlak perlu menyesuaikan diri dengan kebutuhan
lingkungan.
2). Bahwa secara intern
organisasi harus memberikan perhatian cukup pada
siklus:
input-proses-output.
Dengan
jalan pikiran seperti itu, maka sebuah organisasi dapat dikatakan
efektif
apabila memenuhi dua criteria berikut:
1).
Mampu menyesuaikan diri dengan kebutuhan lingkungan.
2). Mampu mengelola
siklus input-proses-output dengan efisien.
3. Efektifitas
organisasi dengan ukuran variable tunggal
Efektifitas
organisasi yang paling banyak digunakan ialah dengan model variable
tunggal.Efektifitas ini dianggap palig relevan dengan tujuan pengukuran.
Tetapi, efektifitas ini memilki tiga kelemahan, yaitu
a. Sebuah
variable tidak akan sanggupmenggambarkan keseluruhan aspek yang menunjukkan
tingkat efektifitas sebuah organisasi. Contohnya, variable produktivitas hanya
mampu menunjukkan seberapa besar volume produk yang dihasilkan oleh sebuah
organisasi pada satu kesatuan waktu tertentu.
b. Beberapa
variable yang dijadikan criteria untuk melihat efektifitas sebuah organanisasi
sering menggambarkan pertimbangan nilai yang bersifat normative dari pada
kemampuan organisasi untuk mencapai tujuan secara objektif.
c. Penggunaan
satu variable saja sebagai criteria untuk menentukan efektifitas tidak
memberikan informasi tentang porsi yang sesungguhnya yang diberikan dalam
menyumbang efektifitas organisasi.
Berbagai
criteria Yang digunakan dalam Pengukuran Efektifitas Organisasi
|
No
|
Jenis Kriteria
|
Keterangan
|
|
1.
|
Prestasi Umum
|
Sejauh mana organisasi melakukan
seluruh tugas pokok atau mencapai seluruh sasarannya.
|
|
2.
|
Kualitas
|
Kualitas produk yang dihasilkan
organisasi
|
|
3.
|
Produktifitas
|
Volume produk yang dihasilkan
organisasi. Produk dapat diukur menurut tiga tingkatan: individual, kelompok,
organisasi
|
|
4.
|
Kesiagaan
|
Kemampuan menyelesaikan suatu tugas
khusus yang mungkin dihadapi organisasi
|
|
5.
|
Efisiensi
|
Rasio antara input dan output atau
biaya dan keuntungan
|
|
6.
|
Laba atau Penghasilan
|
Keuntungan atas modal yang ditanamkan
dalam organisasi dilihat dari pemiliknya atau jumlah keuntungan yang masih
tersisa setelah dikurangi semua biaya operasi
|
|
7.
|
Pertumbuhan
|
Kemampuan organisasi mengembangkan
diri. Perbandingan antara keadaan organisasi masa lalu dan sekarang
|
|
8.
|
Pemanfaatan Lingkungan
|
Keberhasilan organisasi berinteraksi
dengan lingkungan dan mendapatkan sumber daya yang langka untuk kepentingan
operasi organisasi, terutama untuk tujuan jangka panjang
|
|
9.
|
Stabilitas
|
Kemampuan organisasi memelihara
struktur, fungsi, dan berbagai sumber daya, khususnya pada saat-saat yang
sulit.
|
|
10.
|
Tingkat Keluar-masuk Pekerja
|
Frekuensi keluar masuknya pekerja atas
permintaan sendiri.
|
|
11.
|
Kemangkiran
|
Frekuensi kasus kepergian pekerja
meninggalkan pekerjaan sebelum waktunya.
|
|
12.
|
Kecelakaan
|
Frekuensi terjadinya peristiwa yang
merugikan organisasi, baik menyangkut pekerja maupun factor organisasi yang
lain.
|
|
13.
|
Semangat Kerja
|
Gairah yang dimiliki anggota untuk
berusaha lebih keras dalam rangka mencapai tujuan organisasi.
|
|
14.
|
Motivasi
|
Dorongan yang ada pada anggota untuk
melibatkan diri dalam kegiatan yang bertujuan mencapai sasaran organisasi
|
|
15.
|
Kepuasan
|
Tingat kesenangan yang diperoleh
anggota dari keterlibatannya dalam organisasi.
|
|
16.
|
Penerimaan Tujuan Organisasi
|
Kesediaan individu atau bagian
organisasi menerima tujuan organisasi karena percaya bahwa tujuan organisasi
adalah benar dan layak dicapai.
|
|
17.
|
Kekompakan
|
Variabel yang berkutub dua: konflik
dan keterpaduan. Kutub keterpaduan diwarnai oleh adanya hubungan yng harmonis
antar anggota, komunikasi lancer dan terbuka, koordinasi mudah dan rapi. Sedangkan konflik diwarnai oleh
pertengkaran, komuniksi macet, dan koordinasi buruk.
|
|
18.
|
Keluwesan
|
Kemampuan organisasi mengubah prosedur
standard operasi untuk menyesuaikan diri terhadap lingkungan yang berubah.
|
|
19.
|
Penilaian Pihak Luar
|
Reputasi yang diberikan public
terhadap organisasi. Publik ialah pihak-pihak yang berkepentingan dengan
organisasi, baik secara langsung maupun tidak langsung.
|
4. Efektifitas
Organisasi dengan ukuran variable jamak
Karena penggunaan
variabel tunggal sebagai kriteria untuk melihat efektivitas organisasi banyak
menimbulkan bias, maka orang berusaha menggunakan sejumlah variabel sekaligus
untuk mengukur efektivitas sebuah organisasi.
Variabel-variabel
itu (berkududukan sebagai variabel bebas) dilihat kaitannya dengan efektivitas
(sebagai variabel terikat) dalam sebuah model analisis.
Sebagai contoh,
variabel-variabel: produktivitas, kepuasan kerja, dan pertumbuhan, sekaligus
digunakan untuk melihat keberhasilan sebuah organisasi. Sudah barang tentu
model analisis tersebut tidak harus melibatkan seluruh variabel yang ada.
Disamping tidak mungkin mengenali seluruh variabel yang berpengaruh terhadap
efektifitas organisasi, penggunaan terlalu banyak variable juga menyulitkan
analisis.
5. MODEL – MODEL EFEKTIVITAS
1)
Model
Tujuan (Goal Model)
Suatu organisasi menurut definisnya diciptakan dan
dirancang secara sengaja untuk mencapai satu atau lebih tujuan yang ditentukan.
Model tujuan merupakan model yang paling banyak digunakan sebagai kriteria
efektifitas. Model tujuan pada dasarnya menyatakan bahwa efektivitas organisasi
harus dinilai dalam bentuk pencapaian hasil akhir dan bukan cara atau
prosesnya.
Kegunaannya terbatas karena ketergantungannya pada tujuan
yang dapat diukur dan terikat pada batas waktu. Karena tidak semua organisasi
memiliki tujuan dengan karakteristik-karakteristik tersebut, manager hendakya
memilih model ini hanya bila hasih akhir yang menjadi sasaran jelas dan kapan
harus terjadi.
2)
Model
Sumber Daya Sistem (System Resource Model)
Model Sumber Daya Sistem menekankan pandangan tentang
organisasi sebagai struktur sosial yang dapat diidentifikasi dan saling
ketergantungan antara organisasi dan lingkungannya. Saling ketergantungan
mengambil bentuk transaksi dimana sumber daya – sumber daya berharga dan langka
dipertaruhkan dalam kondisi persaingan.
Sukses organisasi dalam kompetisi ini selama suatu periode tertentu dipandang
sebagai efektivitas organisasi. Model Sumber daya sistem menekankan akuisisi
sumber daya yang dibutuhkan sebagai kriteria penilaian efektivitas.
3)
Multiple
Constituency models
Model-model multiple constituency mengembangkan kriteria
penilaian efektivitas organisasi atas dasar berbagai preferensi stakeholders
yang berbeda terhadap kinerja organisasi. Ada 4 model distributif, yaitu:
a.
Model
Relativistik, memandang efektivitas bukan sebagai pernyataan tunggal tentang
kinerja organisasi, tetapi sebagai seperangkat (atau barangkali banyak)
pernyataan, masing-masing mencerminkan kriteria penilaian setiap pihak yang
terlibat dengan derajat yang berbeda-beda dalam organisasi.
b.
Perspektif
Kekuasaan, mengajukan bahwa organisasi efektive adalah yang dapat memuaskan
permintaan para anggota koalisi dominan dan paling kuasa sebagai upaya untuk
menjamin dukungan mereka yang berkelanjutan agar kelangsungan organisasi
terjamin.
c.
Perspektif
Keadilan, organisasi ini disebut efektive bila mampu meminumkan “kekecewaan”
anggota terhadap konsekuensi nyata yang mereka alami akibat partisipasi mereka
dalam organisasi.
d.
Evolutionary
Perspective, memandang penilaian efektivitas organisasional sebagai suatu
proses seleksi dalam evolusi masyarakat. Kinerja efektif merupakan cerminan
adaptasi organisasi dalam menghadapi berbagai kendala lingkungan.
4)
The
Competing Values Model
Model ini didasarkan pada anggapan bahwa
individu-individu menilai efektivitas organisasional dengan membuat trade offs
antar 3 dimensi nilai umum. Ke-3 dimensi nilai tersebut adalah: fokus
organisasional (tugas-orang), struktur organisasional (kendali-flexibilitas),
dan hubungan prasarana dan hasil akhir organisasional (proses-pengeluaran).
5)
Model
Proses Internal
Perspektif proses Internal mendasarkan diri pada
kepercayaan bahwa para individu harus memiliki kesempatan untuk mengaktualisasi
diri, mempertahankan integritas dan keunikan mereka dalam tatanan
organisasional. Oleh karena itu, model didasarkan pada suatu rangkaian
prinsip-prinsip normatif yang mengarahkan organisasi seharusnya bergungsi untuk
mendorong pertumbuhan dan perkembangan manusia agar dapat mencapai potensi
maksimal.
6)
Model
Legitimasi
Model legitimasi menyatakan bahwa kelangsungan hidup
organisasi merupakan tujuan utama. Perspektif ini beranggapan bahwa melakukan
kerja yang benar (doing the right things) jauh lebih penting dibanding
melakukan kerja secara benar (doing thing right), model legitimasi cocok untuk
analisis efektivitas ditingkat makro, yaitu dalam penentuan organisasi mana
yang “selamat” menurun atau mati.
7)
Model
Ketidak-efektivan
Model ketidak-efektifan memusatkan pada faktor-faktor
yang menghambat sukses kerja organisasi, bukan faktor-faktor yang menyumbangka
pada keberhasilan. Menurut pendekatan ini, efektifitas dipandang sebagai suatu
kontinum berkisar dari tidak efektif sampai tingkat efektifitas tinggi.
Model ketidak-efektifan paling cocok bila kriteria
efektifitas tidak dapat diidentifikasi atau tidak dapat disetujui bersama, dan
bila ada kebutuhan untuk mengembangkan secara sistematik strategi-strategi
pengembangan organisasi.
6.
FAKTOR-FAKTOR
YANG MEMPENGARUHI EFEKTIVITAS
Berikut ini adalah faktor-faktor yang mempengaruhi
efektivitas baik yang bersifat intern ataupun ekstern. Faktor-faktor itu
meliputi antara lain:
1.
Karakteristik
Organisasi
Yang dimaksud dengan karakteristik organisasi terutama
berkenaan dengan struktur dan teknologi yang digunakan didalamnya. Efektivitas
ini dipengaruhi oleh tingkat kompleksitas dan formalitas struktur serta sistem
kewenangan dalam pengambilan keputusan (sentralisasi versus desentralisasi).
Namun
demikian, secara umum dapat dikemukakan bahwa kondisi yang memberikan peluang
lebih besar daripada tercapainya tingkat efektivitas yang tinggi ialah apabila
sebuah organisasi menggunakan struktur yang memiliki tingkat kompleksitas
rendah, formalitas rendah, dan sistem desentralisasi.
2.
Karakteristik
Lingkungan
Keberhasilan sebuah organisasi dalam mencapai tujuannya
dipengaruhi oleh kemampuannya berinteraksi dengan lingkungan. Dimensi-dimensi
lingkungan yang mempengaruhi efektifitas sebuah organisasi meliputi:
a.
Tingkat
keterpaduan keadaan lingkungan
b.
Ketepatan
persepsi atas keadaan lingkungan
c.
Tingkat
rasionalitas organisasi
Atas dasar ketepatan tanggapan terhadap rangsangan
lingkungan tersebut diperoleh tingkat efektivitas tertentu bagi organisasi yang
bersangkutan. Dengan kata lain, efektivitas sebuah organisasi dipengaruhi oleh
tingkat ketepatannya dalam menanggapi lingkungan. Oleh karena itu organisasi
(dalam hal ini pimpinan) dituntut untuk melakukan pemantauan terhadap perubahan
lingkungan secara terus menerus dan berusaha menanggapinya secara tepat dengan
melakukan berbagai penyesuaian, baik menyangkut struktur, teknologi, proses,
maupun tingkah laku anggota.
3.
Faktor
Pekerja
Tingkah laku anggota dapat merupakan hubungan yang sangat
berarti bagi pencapaian efektivitas organisasi, tetapi dapat pula merupakan
penghambat yang sanggup mengurangai bahkan menggagalkan efektivitas.
Masing-masing anggota memiliki karakteristik tertentu yang tidak selalu sama
dengan karakteristik anggota lain.
Secara langsung ataupun tidak, setiap anggota tentu
berupaya mencapai tujuan pribadinya. Konsekuensinya, tingkah laku yang mereka
tunjukkan dapat berbeda-beda satu sama lain.
4. kebijakan
manajemen
Kebijakan yang ditempuh seorang pimpinan dalam
mengelola organisasi berpengaruh langsung terhadap efektivitas organisasi.
Secara garis besar segi-segi yang berkaitan dengan kebijakan pimpinan
mencangkup penentuan tujuan, pencarian dan pemanfatan sumber daya, penciptaan
lingkungan yang merangsang anggota untuk berprestasi, proses komunikasi,
pengambilan keputusan, dan kebijakan yang menyangkut kemampuan organisasi dalam
merespon lingkungan.
C.
Fungsi
kepemimpinan dan kaitannya dengan efektivitas organisasi
1) Perencanaan
Fungsi
perencanaan mencangkup perumusan tujuan yang hendak dicapai dan penentuan cara
yang tepat untuk mencapainya.
Tiga macam tujuan berdasarkan
operasionalisasi perumusannya, yaitu :
a. tujuan
tingkat pertama, yaitu tujuan yang perumusannya masih bersifat abstrak dan
sering disebut misi organisasi (mission)
b. tujuan
tingkat kedua, yaitu tujuan yang perumusannya sudah lebih konkrit atau sering
disebut goal
c. tujuan
tingkat ketiga, yaitu tujuan yang dirumuskan secara operasional atau sering
disebut objective
Efektivitas
organisasi yang berkaitan dengan fungsi perencanaan dapat dilihat dari tingkat
kejelasan perumusan masing-masing jenis tujuan, saling keterikatan dan
konsistensinya satu sama lain serta tingkat ketepatan cara yang dipilih untuk
mencapainya.
2) Pengorganisasian
Fungsi pengorganisasian mencangkup keseluruhan aktivitas
yang berkenaan dengan pengelolaan struktur, proses, dan hubungan-hubungan di
antara para anggota. Koontz berpendapat bahwa rendahnya efektivitas disebabkan
oleh :
a)
kegagalan menyusun rencana dengan tepat
b)
kegagalan dalam menjelaskan
hubungan-hubungan di antara para anggota
c)
kegagalan mendelegasikan kewenangan
d)
kegagalan membuat keseimbangan dalam
pendelegasian
e)
keracunan antara jalur resmi dan
informasi
f)
kewenangan tanpa tanggung jawab
g)
tanggung jawab tanpa kewenangan
h)
kesembronoan dalam penggunaan tenaga
staff
i)
kesalahan dalam penggunaan kewenangan
fungsional
j)
Bawahan terlalu banyak
k)
Kesalahan dalam penggunaan unit
pelayanan
l)
Ada kesan berlebihan pada berbagai aspek
Berikut
ini beberapa yang perlu dilakukan pimpinan untuk mencapai tujuannya, yaitu :
a.
Mengidentifikasi seluruh tugas yang
diperlukan dalam rangka pencapaian tujuan organisasi
b.
Mendeskripsikan isi dan sifat setiap
tugas yang ada
c.
Menentukan dasar-dasar untuk melakukan
pengelompokan kepada seluruh anggota
d.
Menyerahkan tugas-tugas yang telah
dikelompokkan kepada seluruh anggota
e.
Menentukan dasar-dasar pembentukan unit
organisasi yang diperlukan
f.
Mengelompokkan anggota ke dalam
unit-unit yang sudah dibentuk
g.
Mendelegasikan kewenangan dan tanggung
jawab kepada anggota sesuai dengan fungsi dan peranannya masing-masing dalam
organisasi
Efektivitas
yang berkenaan dengan fungsi pengorganisasian ditentukan oleh tingkat ketepatan
pemilihan struktur, pengaturan hubungan antar anggota, dan pemilihan orang atau
karyawan sesuai dengan karakteristik serta jenis tugas yang ditangani.
3) Pengarahan
Pengarahan
merupakan fungsi pimpinan yang berkaitan langsung dengan anggota.para aggota
perlu digerakkan dan didorong agar bersedia saling bekerjasama guna mencapai
tujuan yang diinginkan.
Setiap
anggota memiliki sifat yang khusus dan kebutuhan yang berbeda satu sama lain.
Perbedaan-perbedaan itu menyebabkan perbedaan tingkahlaku yang mereka tunjukkan
dalam organisasi.
Efektivitas
organisasi yang berkaitan dengan fungsi pengarahan tampak pada tingkat
kesungguhan para anggota dalam melaksanakan tugas dan juga pada tingkat
kerjasama yang mereka tunjukkan.Semakin positif tingkahlaku anggota berarti
semakin berhasil tindakan pengarahan yang dilakukan oleh pimpinan.
4) Pengawasan
Fungsi
pengawasan berkaitan dengan upaya penyusunan antara rencana yang telah disusun
dengan pelaksanaan atau hasil yang benar-benar dicapai.Untuk mengetahui apakah
hasil yang dicapai sesuai dengan rencana yang telah disusun, diperlukan
informasi tentang tingkat pencapaian hasil dan juga patokan (standard) sebagai
criteria pembanding.
Efektivitas
organisasi yang berkaitan dengan fungsi pengawasan tampak pada tingkat
kemampuan pimpinan dalam mengenali terjadinya penyimpangan dan melakukan
tindakan perbaikan. Semakin sedikit penyimpangan yang terdeteksi , semakin
efektif pelaksanaan fungsi pengawasan.
D. PERSPEKTIF
EFEKTIVITAS
I.
Manajer dan lainnya yang tertarik pada
bagaimana organisasi dapat efektif dapat memfokuskan pada satu atau seluruh ketiga
perspektif. Tingkat yang paling dasar adalah efektivitas individual, yang
menekankan pada kinerja tugas dari karyawan tertentu atau anggota organisasi.
Tugas yang harus dikerjakan merupakan bagian pekerjaan atau posisi dalam
organisasi.
II.
Individu jarang bekerja sendiri, dalam
bentuk isolasi dari rekan lain dalam organisasi. Biasanya, karyawan bekerja
dalam kelompok, sehingga masih diperlukan perspektif lain dari efektivitas
yakni efektivitas kelompok.
III.
Perspektif yang ketiga adalah
efektivitas organisasi. Organisasi terdiri dari individu dan kelompok:
karenanya efektivitas organisasi juga terdiri dari efektivitas individu dan
kelompok. Tetapi efektivitas organisasi lebih dari sekedar penjumlahan
efektivitas individu dan kelompok.
E. TIGA
CARA UNTUK BERPIKIR MENGENAI EFEKTIVITAS
I.
Pendekatan Tujuan Mencapai Efektivitas
Pendekatan
tujuan untuk mendefinisikan dan mengevaluasi efetivitas merupakan pendekatan
evaluasi yang tertua dan paling luas digunakan. Menurut pendekatan ini,
keberadaan organisasi dimaksudkan untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Menurut praktisi yang berpengaruh
dan penulis manajemen dan perilaku manajemen yang sebelumnya menyatakan, “Apa
yang kami maksud dengan efektivitas adalah pencapaian sasaran dari upaya
bersama.Derajat pencapaian menunjukkan derajat efektivitas.”
II.
Pendekatan Teori Sistem Efektivitas
Teori
sistem memungkinkan kita menjelaskan perilaku organisasi baik internal maupun
eksternal. Proses yang kompleks ini dapat disederhanakan untuk tujuan analitis
dengan memanfaatkan konsep dasar teori sistem.
Teori
sistem juga dapat menjelaskan menenai perilaku individu dan kelompok.“Masukan”
perilaku individu adalah sebab-sebab yang berkembang dari tempat kerja.Contoh
sebab dapat berupa pengarahan manajer untuk melakukan suatu tugas tertentu.
Masukan (sebab) ini lalu diproses oleh
mental individu dan proses psikologikal untuk menghasilkan suatu hasil
tertentu.
Hal
yang sama, kita dapat menjelaskan perilaku suatu kelompok dalam lingkup teori
sistem. Contohnya, perilaku sekelompok karyawan untuk bersatu dapat dijelaskan
dari sisi ketidak-adilan menajerial dalam memberikan tugas (masukan) dan
keterpaduan kelompok (proses).
III.
Pendekatan Sistem dan Umpan Balik
Dengan
istilah yang sederhana, umpan balik ditujukan pada informasi yang mencerminkan
hasil dari suatu tindakan atau serangkaian tindakan oleh seorang, kelompok atau
organisasi. Kita akan melihat di seluruh tulisan ini bagaimana pentingnya umpan
balik dalam memperkuat usaha belajar,
dan mengembangkan kepribadian, perilaku kelompok dan kepemimpinan. Teori sistem
menekankan pada pentingnya menanggapi umpan balik informasi.
F. EFEKTIVITAS,
EFISIENSI DAN BAHAYA
“Pengukuran yang berlebih-lebihan”
Organisasi
dibentuk agar dapat menjadi unit social yang paling efektif dan efisien.
Efektivitas organisasi diukur dari tingkat sejauh mana ia berhasil mencapai
tujuannya. Sedangkan efisiensi organisasi dikaji dari segi jumlah sumber daya
yang dipergunakan untuk menghasilkan suatu unit masukan (unit of output).
Biasanya, masukan berkaitan erat, tetapi tidak sama, dengan tujuan organisasi.
Misalnya, perusahaan Ford memproduksikan mobil (output) tetapi tujuannya tentu
mencari untung. Unit masukan merupakan suatu jumlah tertentu yang dapat diukur
tentang apa yang dapat dihasilkan oleh organisasi, dan hal ini dinyatakan dalam
bentuk mobil, pasien yang sudah sembuh, atau juga yang tidak dihasilksan.
Efisiensi akan semakin meningkat apabila biaya (sumber daya yang digunakan)
menurun.
Pengukuran
terhadap efektivitas dan efisiensi dapat menimbulkan problem yang cukup
rumit.Apabila suatu organisasi memiliki tjuan yang terbatas dan konkrit, secara
komparatif biasanya efektivitas mudah diukur. Untuk memperjelas permasalahannya
disini akan dikemukakan contoh mengenai dua organisasi;
Organisasi
pertama memiliki tujuan membangun suatu terusan/kanal yang menghubungkan Laut
Merah dan Laut Tengah, dan organisasi kedua bermaksud membangun terowongan
antara Perancis dan Inggris.
Dari contoh tersebut jelas
organisasi pertama lebih efektif sedangkan yang kedua tidak. Apabila tujuan
organisasi bersifat kontinu, pengukuran efektifitasnya malah akan lebih
kompleks. Kalau tujuan suatu korporasi mencari untung dan kemudian mencapai
keuntungan sebesar 3% pada tahun pertama, dan 4% pada tahun berikutnya dan
kemudian malah tidak memperoleh keuntungan sama sekali pada tahun ke 4, apakah
perusahaan itu dapat dikatakatan sebagai perusahaan yang efektif? Dalam
hubungan ini untuk dapat mengukur efektifivas hendaknya disusun suatu standar
tertentu, misalnya, “Keuntungan dibandingkan dengan keuntungan yang diterima
oleh korporasi yang sama dalam jangka waktu yang sama pula”.
Akhirnya, organisasi yang masukannya
tidak terbentuk material (misalnya, gereja), biasanya pengukuran terhadap
efektivitasnya akan sangat sulit.
Problem seperti itu akan timbul pula
dalam mengukur efisiensi organisasi maupun beberapa konsep lain yang berkaitan
dengan itu, misalnya masukan, produktivitas dan biaya. Sampai sejauh ini memang
masih terbuka kemungkinan untuk menentukan berapa banyak biaya yang harus dikeluarkan
untuk membuat sebuah mobil didalam suatu pabrik tertentu dibandingkan dengan
pabrik yang lain (walaupun dalam masalah ini terdapat juga beberapa problem
yang rumit, misalnya dalam mengukur amortisasi peralatan modal dan perubahan
moral para pekerja). Tetapi apabila harus dibandingkan efisiensi antara 2 rumah
sakit (kadang-kadang diukur dari segi biaya per setiap tempat tidur), atau
efisiensi dua sekolah (yang justru jarang sekali diukur secara serius oleh para
ahli dibidang organisasi), maka konsepnya akan semakin kabur. Seperti diketahui
satu rumah sakit atau gereja akan lebih efisien dibandingkan dengan yang lain
apabila dapat menghasilkan produk yang sama dengan biaya yang lebih rendah.
Tetapi justru “kesamaan” (sameness) inilah merupakan susuatu yang sulit
ditentukan.
Distorsi yang disebabkan karena
terlalau menekankan kepada pengukuran akan emakin besar apanila masuikan
organisasi yang lebih penting dan rill tidak dapat dihitung, dan juga kalau
sementara itu beberapa aspek ekstern produk itu – yang secara dangkal berkaitan
dengan substansinya – sudap dapat diukur. Pimpinan Sekolah Menengah Atas yang
mencoba memberi penilaian terhadap kualitas kurikulumnya dari segi jumlah murid
yang berhasil lulus menempuh Regents Examinations (dengan lebih menitik
beratkan kepada satu komponen efektivitas) akhirnya mengetahui bahwa para guru
kurang menaruh perhatian terhadap masalah pengembangan kepribadian untuk
melatih murid-muridnya dalam menghadapi ujian. Apabila seorang pastor terlalu
sering diselidiki oleh atasannya untuk mengetahui sudah berapa banyak dana yang
telah terkumpul guna membangun katedral baru, akan atau mengenai berapa banyak
anak-anak mengikuti pelajaran sekolah minggu didalam jemaatnya, akibatnya
pastor itu akan lebih memusatkan kegiatannya untuk mengumpulkan dana dan jumlah
murid sekolah minggu; padahal tugas yang utama ialah memberikan pelayanan
spritiual kepada anggota jemaat.
BAB III
PENUTUP
A.
Kesimpulan
Dua konsep efektivitas yang saling bersaing berasal dari
2 teori organisasi. Teori tujuan didasarkan pada pandangan bahwa organisasi
bersifat rasional, satu kesatuan yang memiliki misi tertentu, tujuan dan
sasaran. Seberapa baik mereka berfungsi (seberapa efektif) dinilai dari
seberapa berhasil dalam mencapai tujuan. Teori sistem menganggap organisasi
sebagai kesatuan sosial sebagai bagian dari lingkungan yang lebih luas dan
apabila ingin terjaga kelangsungan hidupnya, fungsinya harus memenuhi tuntunan
lingkungan.
Perspektif
multiple constituency atas efektivitas organisasi menjelaskan bahwa
keberadaan organisasi harus memenuhi tuntunan beragam individu dan institusi
(konstituensi). Masing-masing tentu memiliki harapan dimana organisasi harus
memenuhinya melalui kinerja.
DAFTAR PUSTAKA
Etzioni, Amitai. 1985. Organisasi-organisasi Modern. Jakarta: Universitas Indonesia.
Gibson, dkk. 2010. Organisasi.
Tangerang: Binarupa Aksara.
Departemen Pendidikan
dan Kebudayaan Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi. 1989. Organisasi, Teori, Struktur dan Proses. Jakarta.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar