1. Pengertian kearsipan

Arsip (record) yang dalam istilah bahasa Indonesia ada yang menyebutkan sebagai “warkat”, pada pokoknya dapat diberikan pengertian sebagai : setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai sesuatu subyek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang (itu) pula”.

Atas dasar pengertian diatas, maka yang termasuk dalam pengertian arsip itu misalnya : surat-surat, kwitansi, faktur, pembukuan, daftar gaji, daftar harga, kartu penduduk, bagan organisasi, foto-foto dan lain sebaginya.

Arsip berasal dari kata Archeion ( Bahasa Yunani ) dan Archivum ( Bahasa Latin) artinyakantor pemerintah dan kertas yang disimpan dikantor tersebut, yang semula diterapkan pada records / rekaman pemerintah ( arsip).

Sedangkan dalam Bahasa Belanda Arsip disebut Archief, yang berarti kumpulan tersusundaripada bahan berupa tulisan tangan, piagam, daftar, surat, dll, yang berhubungandengan sejarah / perkembangan suatu negara, daerah / kota, lembaga, perhimpunan /keluarga.

Menurut Ensiklopedi Administrasi, terdapat dua pengertian Arsip, yaitu : Pertama, Suatuinstansi tempat menyimpan warkat – warkat dari suatu organisasi secara tertib. Kedua,Segenap warkat dari suatu organisasi kenegaraan / badan swasta yang diadakan dalam penyelenggaraan kegiatan organisasi tersebut, dan yang dipandang berharga untuk disimpan secara permanen bagi suatu keperluan.

Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia Arsip diartikan sebagai dokumen tertulis yangmempunyai nilai historis, disimpan, dan dipelihara ditempat khusus untuk referensi.

Pengertian Arsip lainnya menurut Buku Himpunan UU & Peraturan Kearsipan RI ialah :

1. Naskah – naskah yang diterima oleh lembaga – lembaga negara dan badan – badan pemerintahan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun dalamkeadaan berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.

2. Naskah – naskah yang dibuat dan diterima oleh badan – badan swasta dan atau perorangan, dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun dalamkeadaan berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.( Himpunan UU & Peraturan Kearsipan RI / Drs.A.W. Widjaja .- - Jakarta : RajawaliPress, 1990 )Berdasarkan dua pengertian diatas Drs. Zulkifli Amsyah,MLS mengatakan bahwa arsipyang disebutkan diatas dibedakan menurut fungsinya, yaitu Arsip Dinamis dan Arsip Statis.

Dimana Arsip Dinamis ialah semua arsip yang masih berada diberbagai kantor, baik kantor pemerintah, swasta, atau organisasi kemasyarakatan, karena masih dipergunakansecara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, dan kegiatan administrasi lainnya.Arsip Dimanis dalam Bahasa Inggris disebut record.Sedangkan Arsip Statis adalah arsip yang disimpan di Arsip Nasional ( ARNAS ) yang berasal dari arsip ( dimanis ) dari berbagai kantor. Arsip statis dalam Bahasa Inggrisdisebut archieve.

Berdasarkan Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan

Pokok Kearsipan, pasal 1 ayat a dan ayat b, menetapkan bahwa yang dimaksud dengan arsip adalah :

a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-Lembaga Negara dan Badan- Badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.

b. Naskah-naskah yng dibuat dan diterima oleh Badan-Badan Swasta dan atau

perorangan, dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan tunggal maupun

berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

Selain dari pengertian di atas, arsip dapat diartikan pula sebagai suatu badan (agency) yang melakukan segala kegiatan pencatatan penanganan, penyimpanan dan pemeliharaan surat-surat/warkat-warkat yang mempunyai arti penting baik ke dalam maupun ke luar; baik yang menyangkut soal-soal pemerintahan maupun non-pemerintahan, dengan menerapkan kebijaksanaan dan sistem tertentu yang dapat dipertanggungjawabkan.

2. Peranan kearsipan

Kearsipan mempunyai peranan sebagai “pusat ingatan”, sebagai “sumber informasi” dan “sebagai alat pengawasan” yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan “perencanaan”. “penganalisaan”. “pengembangan, perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggungjawaban, penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya.

Arsip mempunyai peranan penting dalam proses penyajian informasi bagi pimpinan untuk membuat keputusan dan merumuskan kebijakan,oleh sebab itu untuk dapat menyajikan informasi yang lengkap, cepat dan benar haruslah ada sistem dan prosedur kerja yang baik di bidang kearsipan.

Pada pasal 3 Undang-Undang No. 7 Tahun 1971, antara lain dirumuskan bahwa :

“tujuan” kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemeritahan. Dari pengertian tersebut tampak bahwa arti pentingnya kearsipan ternyata mempunyai jangkauan yang amat luas, yaitu baik sebagai alat untuk membantu daya ingatan

manusia, maupun dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan dan pelaksanaan kehidupan kebangsaan.Selain itu kearsipan juga merupakan salah satu bahan untuk penelitian ilmiah.

BEBERAPA ISTILAH DI DALAM KEARSIPAN

1. Arsip dinamis

Arsip dinamis adalah arsip yang masih diperlukan secara langsung dalam perencanaa, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau arsip yang digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara. Arsip dinamis dilihat dari kegunaannya dibedakan atas :

a. Arsip aktif: adalah arsip yang secara langsung dan terus-menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari sera masih dikelola oleh Unit Pengolah.

b. Arsip Inaktif: adalah arsip yang tidak secara langsung dan tidak terus-menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta dikelola oleh Pusat Arsip.

2. Arsip Statis

Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, maupun untuk penyelenggaraan administrasi sehari-hari.Arsip statis ini berada di Arsip Nasional Republik Indonesia atau di Arsip Nasional Daerah.

3. File

File dapat disamakan dengan pengertian “berkas” atau “bendel” yang merupakan satu

kesatuan arsip tentang masalah tertentu dan disimpan berdasarkan pola klasifikasi.

4. Indeks

Indeks adalah sarana penemuan kembali surat dengan cara mengidentifikasi surat melalui penunjukan suatu tanda pengenal yang dapat membedakan surat tersebut dengan yang lainnya. Tanda pengenal surat ini harus dapat diklasifikasikan dan merupakan penunjuk langsung kepada berkasnya.

5. Kartu kendali

Kartu kendali adalah isian (kartu) untuk mencatat surat-surat yang masuk/keluar yang tergolong surat penting. Di samping berfungsi sebagai pencatat surat, kartu kendali dapat berfungsi pula sebagai alat penyampaian surat dan penemuan kembali arsip.

Kartu kendali terdiri atas 3 (tiga) rangkap dan 3 (tiga) warna : putih, biru, dan merah.

a. Kartu Kendali warna putih untuk “pengarah surat” sebagai alat kontrol.

b. Kartu Kendali warna biru untuk penata arsip sebagai arsip pengganti, selama surat tersebut masih berada pada file pengolah.

c. Kartu Kendali warna merah untuk Tata Usaha Pengolah.

d. Ukuran dari kartu kendali 10 x 15 cm.

6. Kartu tunjuk silang

Kartu tunjuk silang adalah kartu (formulir) yang digunakan untuk memberikan petunjuk pada satu dokumen yang mempunyai lebih dari satu masalah.

7. K o d e

Kode adalah tanda yang terdiri atas gabungan huruf dan angka untuk membedakan antara beberapa masalah yang terdapat dalam Pola Klasifikasi Arsip.

8. Lembar Disposisi

Lembar disposisi adalah lembaran untuk menuliskan disposisi suatu surat baik yang

diberikan oleh atasan ke bawahan maupun sebaliknya.

9. Lembar pengantar surat rutin

Lembar pengantar surat rutin adalah formulir yang dipergunakan untuk mencatat dan

menyampaikan surat-surat biasa (tidak penting) dari Unit Kearsipan ke Unit Pengolah.

10. Penerima surat

Penerima surat adalah Unit/Staf yang bertugas untuk melakukan penerimaan surat masuk baik dari Kurir maupun dari Pos.

11. Pencatat surat

Pencatat surat adalah Unit/Staf yang bertugas untuk melakukan pencatatan surat baik untuk surat masuk maupun surat keluar.

12. Pengarah surat

Pengarah surat adalah Unit/Staf yang bertugas untuk menentukan kepada pengolah mana surat yang bersangkutan harus disampaikan.

13. P e n g o l a h

Pengolah adalah Unit/Staf yang bertugas untuk melakukan penggarapan masalah isi surat.

Unit Pengolah terdiri atas :

a. Pimpinan pengolah

b. Tata usaha pengolah

c. Pelaksana pengolah

14. Penata arsip

Penata arsip adalah Staf yang bertugas menyimpan surat-surat (arsip) dan memelihara arsip.

15. Pola klasifikasi arsip

Pola klasifikasi arsip adalah pengelompokan arsip berdasarkan masalah-masalah secara sistematis dan logis, serta disusun berjenjang dengan tanda-tanda khusus yang berfungsi sebagai kode.Pola klasifikasi merupakan salah satu sarana atau pedoman untuk penataan arsip.

16. Surat penting

Surat penting adalah surat yang isinya mengikat dan memerlukan tindak lanjut atau merupakan kebijaksanaan Departemen, dan apabila terlambat penyampaiannya atau hilang akan mengganggu kelancaran pekerjaan.

17. Surat biasa

Surat biasa adalah surat yang isinya tidak mengikat dan biasanya tidak membutuhkan tindak lanjut serta hanya berupa informasi dan suatu kegiatan. Surat biasa dicatat dalam lembar pengantar surat rutin dan disampaikan ke Unit Pengolah.

18. Tata usaha pengolah

Tata Usaha Pengolah adalah Unit/Staf yang bertugas mengurus ketatausahaan pada Unit Pengolah.

19. Formulir peminjaman arsip

Formulir peminjaman arsip adalah formulir yang digunakan untuk meminjam arsip.Diisi rangkap 2 (dua), 1 (satu) disimpan untuk menggantikan arsip yang dipinjam dan 1 (satu) disimpan oleh petugas peminjaman arsip sebagai pengendalian peminjaman.

20. Formulir penyalinan arsip

Formulir penyalinan arsip adalah formulir permohonan penyalinan arsip yang diisi oleh unit atau staf yang memerlukan informasi suatu arsip yang disalin.

21. Indeks relatif

Indeks relative adalah daftar masalah yang terdapat dalam pola klasifikasi yang disusun secara abjad masalah dan kodenya. Indeks relative bertujuan untuk memudahkan menentukan kode surat yang akan disimpan menurut klasifikasi masalah yang terdapat dalam pola klasifikasi arsip, dan biasa digunakan juga dalam penemuan kembali arsip.

22. Jadwal retensi arsip

Jadwal retensi arsip adalah pedoman tentang jangka waktu penyimpanan arsip sesuai dengn nilai kegunaannya dan sebagai dasar penyelenggaraan penyusutan, pemusnahan dan penyerahan arsip ke Arsip Nasional.

23. Penyusutan arsip

Penyusutan arsip adalah proses kegiatan penyiangan arsip/berkas untuk memisahkan

arsip aktif dari arsip inaktif serta menyingkirkan arsip-arsip yang tidak berguna

berdasarkan jadwal retensi arsip.

24. Penyerahan arsip

Penyerahan arsip adalah pengalihan wewenang penyimpanan, pemeliharaan dan pengurusan arsip statis dari Lembaga-Lembaga Negara, Badan Pemerintahan, Badan Swasta dan Perorangan kepada Arsip Nasional Republik Indonesia atau Arsip Nasional Daerah.

25. Pemusnahan arsip

Pemusnahan arsip adalah proses kegiatan penghancuran arsip yang tidak diperlukan lagibaik oleh instansi yang bersangkutan maupun oleh Arsip Nasional.