Materi tentang Surat

1.      Arti dan Fungsi Surat

Surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan informasi secara tertulis dari pihak yang satu kepada pihak lain.

Informasi dalam surat dapat berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan, laporan, pemikiran, sanggahan, dan sebagainya. Agar komunikasi melalui surat dinilai efektif, maka isi atau maksud surat harus terang dan jelas, serta tidak menimbulkan salah arti pada pihak penerima.

2.      Tujuan Menulis Surat

Tujuan menulis surat secara garis besar diklasifikasikan menjadi tiga macam, yaitu :

a.       Menyampaikan informasi kepada pembaca surat;

b.      Mendapatkan tanggapan dari pembaca surat tentang isi surat;

c.       Ingin mendapatkan tanggapan dan menyampaikan informasi kepada pembaca surat.

3.      Korespondensi dan Koresponden

Korespondensi searti dengan surat menyurat. Korespondensi adalah suatu kegiatan atau hubungan yang dilakukan secara terus menerus antara dua pihak yang dilakukan dengan saling berkiriman surat. Korespondensi dalam suatu kantor, instansi, atau organisasi dibagi menjadi dua, yakni :

a.       Korespondensi ektern, yaitu hubungan surat menyurat yang dilakukan oleh kantor ata bagian-bagiannya dengan pihak luar.

b.      Korespondensi intern, yaitu hubungan surat menyurat yang dilakukan oleh orang-orang dalam suatu kantor, termasuk hubungan antara kantor pusat dengan kantor cabang.

Koresponden adalah orang yang berhak atau mempunyai wewenang menandatangani surat, baik atas nama perorangan atau kantor atau organisasi.

4.      Fungsi Surat

Fungsi surat dalam suatu organisasi antara lain :

a.       Surat sebagai media komunikasi

b.      Surat sebagai barometer

c.       Surat sebagai duta penulis

d.      Surat sebagai bukti tertulis

e.       Surat sebagai salah satu otak kegiatan suatu kantor

5.      Kelebihan dan Kelemahan Surat

Kelebihan Surat :

a.       Daya jangkau lebih luas

b.      Bersifat formal dan efektif

c.       Bisa dijadikan bukti hitam di atas putih

Kelemahan penyusunan surat pada umumnya yaitu :

a.       Susunan surat ruwet

b.      Kalimat tidak lengkap atau berbelit-belit

c.       Penggunaan tanda baca yang tidak pada tempatnya

d.      Penulisan kalimat tidak sesuai EYD

e.       Pemakaian istilah asing yang tidak perlu atau tidak tepat

f.       Menciptakan istilah sendiri yang tidak lazim/tidak sesuai Pedoman Umum Pembentukan Istilah dalam bahasa indonesia

g.      Tata letak tidak teratur

h.      Pengungkapan gagasan tidak logis

i.        Kurang sopan atau terlalu banyak memuji dan basa basi

j.        Ketikan banyak yang salah

k.      Penggunaan model tidak menentu

6.      Syarat-syarat Surat yang Baik

Secara garis besar suatu dapat dikatakan baik apabila memenuhi kriteria berikut ini :

a.       Surat disusun dengan teknik penyusunan yang benar, yaitu :

·      Penyusunan letak bagian-bagian surat (bentuk surat) tepat sesuai dengan aturan atau pedoman yang telah ditentukan

·      Pengetikan surat benar, jelas, bersih, dan rapi dengan format yang menarik

·      Pemakaian kertas sesuai dengan ukuran umum

b.      Isi surat harus dinyatakan secara ringkas, jelas, dan eksplisit

Hal ini dimaksudkan agar penerima sapat memahami isi surat dengan cepat, tidak ragu-ragu dan pengirim pun memperoleh jawaban secara cepat sesuai yang dikehendaki.

c.       Bahasa yang digunakan haruslah bahasa indonesia yang benar atau baku, sesuai dengan kaidah bahasa indonesia, baik mengenai pemilihan kata, ejaan, bentuk kata, maupun kalimatnya. Selain itu, bahasa surat haruslah efektif. Bahasa surat juga harus wajar, logis, hemat kata, cermat dalam pemilihan kata, sopan dan menarik. Nada surat harus hormat, sopan dan simpatik. Sedapat mungkin hindari pemakaian bahasa asing yang padanannya sudah ada dalam bahasa Indonesia.

Untuk menyusun surat yang baik, penulis harus mengindahkan hal-hal berikut :

a)      Menetapkan lebih dahulu maksud surat, yaitu pokok pembicaraan yang ingin disampaikan kepada penerima surat, apakah itu pemberitahuan, pernyataan, pertanyaan, permintaan, laporan atau hal lain

b)      Menetapkan urutan masalah yang akan dituliskan

c)      Merumuskan pokok pembicaraan itu satu persatu secara runtut, logis, teratur dalam menggunakan kalimat dan ungkapan yang menarik, segar, sopan, dan mudah ditangkap pembaca

d)     Menghindarkan sejauh mungkin penggunaan singkatan kata atau akronim, lebih-lebih yang tidak biasa atau singkatan bentuk sendiri

e)      Memperhatikan dan menguasai bentuk surat dan penulisan bagian-bagiannya.

f)       Mengikuti pedoman penulisan ejaan dan tanda baca sebagaimana digariskan oleh pedoman EYD dan pedoman Pembentukan Istilah dalam Bahasa Indonesia.

Dalam praktik di lapangan, masih banyak surat resmi yang penyusunannya tidak cermat, tidak memenuhi syarat-syarat surat yang baik. Oleh karena itu, pahamilah aturan-aturan tentang surat yang baik serta milikilah kepandaian atau keterampilan dalam menyusun surat.